PDF Rechnung

Eine PDF-Rechnung ist eine Rechnung, die auf elektronischem Wege an den Kunden übermittelt wird. Damit diese elektronische Rechnung auch gültig ist, muss der Unternehmer beim Versenden die Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen. Der Empfänger hat die Aufgabe nach Erhalt der PDF-Rechnung die Signatur zu prüfen. Die vorgenommene Prüfung sollte dokumentiert werden und die Rechnung anschließend mindestens zehn Jahre lang elektronisch archiviert werden. Eine PDF-Rechnung ohne digitale Signatur wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Eine elektronische Rechnung hat den Vorteil, dass bis zu 70% der herkömmlichen Kosten eingespart werden können. Eine PDF-Rechnung kann relativ einfach mit dem Programm Adobe Acrobat erstellt werden. Die passende Signatur kann sowohl mit dem Programm selbst als auch mit dem Signaturserver SecardeopdfGateSigner erstellt werden. Zweitgenanntes ist besonders empfehlenswert, wenn viele Rechnungen innerhalb von kurzer Zeit signiert werden sollen. Ob die PDF-Rechnung auch tatsächlich mit einer ordnungsgemäßen Signatur versehen ist, lässt sich für den Empfänger durch das Programm Adobe Reader feststellen. Zumeist wird eine PDF-Rechnung mittels bereits vorhandener Rechnungsdaten erstellt. Durch einen Konvertierungsserver lässt sich die Datenbank binnen weniger Augenblicke in ein PDF umwandeln. Danach braucht man das erstellte PDF-Dokument lediglich mit einer eingebetteten Signatur versehen und an den Rechnungsempfänger senden.